Статті

У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, видається дублікат втраченого документа. Дублікат документа може бути виданий виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. При цьому закон встановлює, що дублікат видається за письмовою заявою цих осіб.

Видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, дублікат втраченого або зіпсованого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб. Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані у заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, та виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їхні родинні зв'язки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту). Дублікат секретного заповіту не видається.

При видачі дублікату втраченої довіреності нотаріус перевіряє її дійсність за даними Єдиного реєстру довіреностей. Дублікати довіреностей підлягають обов'язковій реєстрації у даному Реєстрі.

Також, передбачено перелік осіб, які повноважні видавати дублікати документів: державний нотаріальний архів; нотаріус чи посадова особа органу місцевого самоврядування; державна нотаріальна контора. Таким чином, видача дубліката документа завжди відбувається за місцем його зберігання.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса. Отже, видача дубліката документа має такі юридичні наслідки: створення додаткового примірника документа; втрата чинності документом, дублікат якого виданий.

На дублікаті має робитися відмітка "Дублікат" та про те, що він має силу оригіналу, вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуcа.